Telelavoro da casa per collaborare al massimo

Il telelavoro da casa è una delle frontiere più interessanti per i soggetti chiamati in causa in un processo lavorativo: sia gli imprenditori che i dipendenti possono avere grandi benefici da questo modus operandi. A patto che si rispettino determinate regole e comportamenti.

Annie Spratt

Hai considerato il telelavoro come mezzo per collaborare? Io sì e lo uso da anni. In questo post ti racconto la mia esperienza, evidenziando i vantaggi e gli svantaggi di lavorare da casa con clienti.

Cos’è il telelavoro da casa: definizione

Il telelavoro è un modo di lavorare. Non è una mansione o una professione. È la possibilità di svolgere i lavori assegnati in modo indipendente, nella gran parte dei casi dalla propria abitazione.

L’autonomia riguarda anche l’organizzazione e la scelta dei tempi per l’esecuzione del lavoro. Questo è reso possibile dall’avvento degli strumenti di comunicazione: Internet in primo luogo, ma anche dai software collaborativi e della diffusione del cloud per la gestione dei dati.

Per i dipendenti il telelavoro è quasi sempre un miraggio. Un sogno difficile da realizzare per come sono strutturate le aziende. Ancorate allo schema dell’orario di lavoro e la necessità di gestire (e controllare) le attività dei collaboratori.

E tu imprenditore, hai mai pensato di utilizzare il telelavoro? Mi riferisco a quelle mansioni che consentono lo scambio di dati e informazioni anche tra sedi diverse. Questa realtà potrebbe essere decisiva per risparmiare risorse e guadagnare in produttività.

Differenze tra telelavoro e smart working

Quando si parla di telelavoro si intende lo svolgimento di compiti in un luogo diverso rispetto alla sede dell’azienda. Di solito la propria abitazione. E lo smart working? Parliamo della stessa cosa? No, sono metodi diversi tra loro: ecco le definizioni.

Telelavoro

Con questo termine si intende la possibilità messa a disposizione dall’azienda a eseguire le proprie mansioni da un luogo diverso dalla propria sede operativa. A patto che sia eseguito un adeguamento della strumentazione tecnica.

Smart working

In questo caso mi riferisco alla possibilità di operare da qualsiasi luogo, non per forza da casa. Nel concetto di smart working si ritrova anche chi lavora nei co-working, nei luoghi pubblici e perfino sui mezzi di trasporto. Tutto questo è possibile sempre grazie a un adeguamento tecnico che riguarda sia i supporti che la connessione.

Come funziona il telelavoro da casa

Per attivare il telelavoro domiciliare, occorre puntare su alcuni fattori: volontà, consapevolezza, fattibilità tecnica e fiducia reciproca. Quest’ultimo punto è importante, proprio perché il dipendente lascia il posto in ufficio a una condizione: che riesca a mantenere i ritmi e gli standard lavorativi anche lontano dalla sede operativa dell’impresa.

Quindi anche fuori dal controllo dell’imprenditore. Questo si basa su un concetto fondamentale: non importa la forma, non è necessario avere il dipendente in sede, l’attenzione è solo per i risultati nel rispetto delle scadenze.

Ti porto la mia esperienza. Ho dipendenti con contratti di telelavoro. Anche i collaboratori a partita iva operano dalla loro abitazione. Come funziona? Da un punto di vista amministrativo occorre la stipula di un contratto ad hoc, di telelavoro appunto. Per i collaboratori a partita iva non serve nulla. Solo una buona strumentazione. A questo proposito ti consiglio di chiedere al tuo commercialista o consulente del lavoro.

Ma a questo punto passiamo al prossimo paragrafo.

Strumenti per lavorare da casa o a distanza

Come annunciato, per attivare il tuo progetto di telelavoro da casa è necessario utilizzare una strumentazione adeguata. Perché la volontà di seguire questa linea è importante, come avere fiducia nei propri collaboratori. Ma senza queste utility sarà difficile procedere.

Applicazioni Google

Il colosso di Mountain View offre agli utenti una vera e propria suite di programmi, tutti disponibili online attraverso il proprio account gmail, che consentono di organizzare il lavoro con i tuoi dipendenti e collaboratori. Ognuno dal proprio computer o dispositivo mobile. Ecco la lista delle app:

• Gmail
• Google Drive
• Google Documents
  • Documenti
  • Fogli di calcolo
  • Presentazioni
  • Disegno
  • Questionari
  • Chat e Meet
• Google Calendar
• Google Classroom

Tutto questo è accessibile attraverso la creazione di un account Google, quello necessario per leggere la posta elettronica, ed è gratuito per i privati. Le aziende possono ottenere risultati diversi e funzionalità avanzate con G Suite. Per approfondire, dai uno sguardo al nostro archivio dedicato alle applicazioni Google.

Office 365

Questa soluzione collaborativa, offerta da Microsoft, riunisce in un unico luogo virtuale i principali strumenti ben noti a chi usa il computer da tempo. Vale a dire Word, PowerPoint, Excel, OneNote e Outlook. La suite permette di archiviare e raggiungere i tuoi documenti online, da più dispositivi.

Skype

Anche questa è una realtà acquisita da Microsoft. Ed è un’applicazione indispensabile per lavorare a distanza: con Skype è possibile attivare videochiamate, o anche semplici telefonate, su Internet. Si basa tutto sul concetto del Voice Over IP. In questo modo puoi organizzare vere e proprie riunioni con più collaboratori. Ognuno dalla propria postazione.

Gotomeeting

Uso questo strumento da diversi anni. La particolarità di Gotomeeting è quella di organizzare delle classi virtuali, condividendo lo schermo e registrando la riunione. Oltre ad altre funzioni collaborative come la chat, la possibilità di disegnare ed evidenziare parti dello schermo. Ideale per sessioni di  formazione, webinar e web meeting.

Non a caso utilizzo questo tool per gli incontri di analisi della presenza online delle imprese. Gli appuntamenti con i titolari delle aziende sono schedulabili online e il meeting viene svolto dal mio ufficio. Questo vale anche per il mio interlocutore che non deve spostarsi dalla sua sede.

Trello

Questo è un software collaborativo che si basa su una metodologia che organizza le fasi del lavoro. Trello è dedicato soprattutto ai team che devono dividere i compiti in varie fasi per portare a termine un lavoro. E a cui possono partecipare anche i clienti. Anche in questo caso hai a disposizione una versione gratuita per testare le funzioni principali.

Telefono, Centralino e Segreteria virtuale

Non dimentichiamo la tecnologia che da sempre ci aiuta a restare in contatto con le persone. A volte è meglio una telefonata di cento email. Così come la presenza di un centralino può semplificare il rapporto con il cliente. Tutto questo può essere virtualizzato e tradotto in termini di efficienza massima a costi contenuti.

Quali sono i vantaggi del telelavoro da casa?

Per l’azienda questo tipo di accordo comporta notevoli vantaggi. Da un lato si riducono le spese dell’ufficio (postazione di lavoro, pulizia, rifiuti, gestori, servizi) e si migliora la produttività e la qualità della vita del dipendente. Inoltre, si rende possibile la collaborazione con figure che sarebbe impossibile portare in azienda di persona.

In sintesi, abbiamo meno spese e più qualità. Un ragionamento del genere può essere fatto per il dipendente. Con il telelavoro domiciliare si azzerano tempi e spese di viaggio. Ideale per i pendolari che viaggiano su lunghe tratte.

Infine, il dipendente può ricreare le condizioni ideali per migliorare la propria produttività, gestendo i tempi per rispettare le consegne dei lavori.

Gli svantaggi di chi lavora a casa

Iniziamo stavolta dai dipendenti. In questo caso lo svantaggio principale è quello di rimanere fuori dalle dinamiche dell’ufficio. Allontanarsi dalla direzione, per quanto concentrata in una piccola o micro impresa, vuol dire ridurre la propria influenza sulle decisioni.

Si può arrivare addirittura a registrare un allontanamento dal resto del team. D’altro canto, questi problemi si possono risolvere con riunioni in video conferenza, ma anche in sede per mantenere vivo il contatto umano. Altri svantaggi? Per l’azienda l’unico potrebbe essere quello perdere controllo di quello che viene eseguito. Ma tutto si risolve.

Telelavoro e nuove professioni digitali

La versatilità del lavoro organizzato attraverso dispositivi digitali, e che consente di annullare le distanze geografiche, è il motore che consente lo sviluppo e la diffusione delle professioni digitali. Vale a dire quelle che ruotano intorno al web marketing. E che si diversificano attraverso le varie declinazioni della promozione online:

• Web designer
• SEO specialist
• SEM expert
• Digital copywriter
• Social media manager

Questo è solo un elenco parziale delle professioni che fioriscono grazie alla possibilità di tessere relazioni professionali con clienti con sede in ogni angolo del globo. Anche grazie all’utilizzo dei social network con cui le persone possono condividere in tempo reale il loro valore.

Hai mai provato il telelavoro per la tua impresa?

Lavorare da casa è un sogno. Può risolvere tanti problemi e migliorare la qualità della vita delle persone. La produttività? Può solo migliorare. Ma bisogna stare attenti e non sottovalutare alcuni aspetti. In questo post ti ho raccontato la mia esperienza d’imprenditore e come riesco a collaborare in telelavoro.

Non ci sono solo aspetti positivi. Il telelavoro richiede disciplina e organizzazione. Ora tocca a te. Hai dei collaboratori in telelavoro? Qual è la tua esperienza? Quali sono i motivi che ancora non ti convincono del telelavoro? Lasciami la tua opinione nei commenti.