Come scrivere un’e-mail perfetta in 12 mosse

Scrivere un’email efficace è un’arte. Vuoi un esempio? Il cellulare vibra, è arrivato un altro messaggio di posta elettronica. Abbandono per un attimo quello che sto facendo e inizio a leggere l’oggetto, ma niente da fare: è uno spazio vuoto. Devo aprire l’e-mail per capire a cosa si riferisce. È un cliente che mi chiede una piccola assistenza senza darmi informazioni che mi aiutino a risolvere il suo problema.

Gli rispondo mettendo nell’oggetto il motivo della sua richiesta di assistenza e chiedendogli di darmi maggiori informazioni. La sua risposta non manca ad arrivare e stavolta riesco a risolvere. Ho verificato in tanti anni di assistenza che l’e-mail è uno strumento importante per centrare due obiettivi:

• Mettere nelle condizioni migliori chi mi leggerà di capire il mio pensiero fornendogli un promemoria e consentirgli di rispondermi in modo adeguato, instaurando una comunicazione, un rapporto epistolare che potrà servire ad entrambi anche in futuro.
• Fare bella figura con chi leggerà il mio messaggio. Comunicargli come è il mio stile lavorativo, la mia attenzione, l’ordine, la cura dei dettagli. E’ come la prima impressione.

Questo è possibile seguendo delle regole del buon senso, da consuetudini e da aspetti tecnici che sono da considerare. Ecco qui sotto la mia selezione di punti per scrivere la tua e-mail perfetta.

Per approfondire: come creare una newsletter

Scrivi l’oggetto dell’email con attenzione

È fondamentale. L’argomento del messaggio si definisce in modo chiaro e specifico nell’oggetto dell’e-mail. Non inviare mai email privi del campo “oggetto”. Questo non aiuta il lettore a capire l’argomento, il livello di urgenza e soprattutto non crea uno storico specifico per quell’argomento.

Punta a una scrittura semplice e concisa

Scrivi semplice, con periodi brevi. Vai a capo spesso: l’interlinea aiuta la lettura. Devi pensare sempre in termini di leggibilità. Le persone non amano perdere tempo per leggere email inutili. Lavora su un testo conciso, capace di andare al dunque. Elimina ciò che non serve e metti in evidenza il succo.

Usa l’elenco puntato per organizzare il lavoro

Utilizza la lista puntata se ci sono vari punti da verificare o su cui richiedi informazioni. E l’elenco numerato se ci sono delle priorità. Chi dovrà rispondere potrà usarla come una check list.

Controlla l’ortografia dei testi nell’email

Rileggi con molta attenzione l’e-mail controllando l’ortografia e la grammatica. A nessuno piace leggere testi poco curati, e gli errori possono mettere in cattiva luce la tua professionalità

Non abusare del maiuscolo quando scrivi

In rete, il maiuscolo corrisponde al tono di voce alto del parlato e denota aggressività e nervosismo. Inoltre è poco leggibile. Evita anche di iniziare le parole con il maiuscolo, altrettanto pessimo.

Metti la firma prima di mandare l’email

Firma sempre con il tuo nome includendo i recapiti fondamentali per contattarti. Curare la firma è importante per l’immagine aziendale e personale. Però non abbondare con le informazioni. La maggior parte dei client di posta elettronica, come Gmail, consentono di impostare una firma.

Non mandare allegati troppo pesanti

La dimensione ideale è al di sotto di 100 kB. Controlla, prima di allegare un documento, la dimensione reale del file che potrebbe risultare impossibile da eseguire e quindi bloccare l’invio. Tieni presente che è molto meglio inserire nel testo del messaggio dei link ai documenti, caricandoli per esempio con programmi FTP. Oppure puoi usare applicazioni come WeTransfer per mandare allegati pesanti.

Rispondi sempre alle email con il comando specifico

Cerca di rispondere sempre e non creare nuove conversazioni, magari mantenendo lo stesso oggetto per conservare uno storico dei messaggi. Così puoi creare una vera e propria conversazione.

Urgenza: la tua email è veramente importante?

Fai un buon uso del flag “importante” o “urgente”: con il passare del tempo chi riceverà messaggi contrassegnati come urgenti, anche per problemi futili o conversazioni non importanti, incomincerà ad ignorarti e non leggerà più i tuoi invii e-mail. Questo può essere un problema, sai?

Occhio alla suscettibilità delle persone

Rifletti bene sulla reazione alla lettura del tuo messaggio. L’utilizzo delle emoticon può aiutare a definire il tono della conversazione, soprattutto se si vogliono fare battute di spirito.

Occhio alla Privacy dei contatti email

Mantieni la privacy dei contatti cancellando l’eventuale indirizzo di posta elettronica del mittente (se si inoltra una email quando il destinatario non dovesse conoscere il mittente originale) e utilizzando la casella Bcc (o Ccn) Copia Nascosta se si deve inviare a destinatari che non si conoscono.

La notte porta consiglio: manda l’email il giorno dopo

È un’abitudine che seguo sempre quando devo scrivere e-mail delicate: salvo il mio messaggio in bozza prima di inviarlo. Lo rileggo il giorno dopo e poi lo invio, apportando le modifiche e le correzioni che una sana dormita mi hanno suggerito. Mai mandare email trascinati da emozioni troppo evidenti.

Scrivere un’email efficace: basta questo? No, ci sono altri consigli per mandare una buona email di lavoro, per rispettare i contatti che condividono il tuo stesso impiego. Poi ti propongo:

• Università di Padova: NETIQUETTE – Il galateo di Internet
• Un bell’articolo con consigli per scrivere un’e-mail formale

Come annullare invio email con Gmail

Sei un utente Gmail? Hai mai desiderato di poter bloccare un e-mail che hai inviato per errore o in preda ad un attacco d’ira? Vuoi annullare l’invio email anche dopo aver cliccato il tasto definitivo?

Gmail ha introdotto in questi giorni la funzione Annulla Invio che consente all’utente di bloccare l’e-mail dopo aver premuto il tasto Invia entro un periodo di 30 secondi al massimo.  La funzione è già disponibile anche per Inbox.  La funzione è attivabile nella sezione Impostazioni > Generali nella configurazione di Gmail. Inoltre ti suggerisco l’applicazione Gmelius per migliorare il tutto.

Per approfondire: i migliori programmi per inviare newsletter

Vuoi scrivere un’email efficace?

Lo so, l’e-mail perfetta non esiste. Ma è sempre possibile cercare di migliorare l’utilizzo degli strumenti di lavoro quotidiano, come la posta elettronica. I vantaggi che ne conseguono sono tanti, a cominciare dal miglioramento dei rapporti con i clienti e con i collaboratori. L’attenzione verso di loro si dimostra anche in base a come gli scriviamo, come descriviamo le nostre richieste.

Cosa ne pensi? Aggiungeresti qualche altro punto? È possibile scrivere un’email efficace? Sei d’accordo sull’importanza dell’uso della posta elettronica e sulla necessità di usarla al meglio?