Da anni usiamo G Suite. Riassumo questa scelta in una parola sola: libertà. Ci siamo liberati di una serie di preoccupazioni: lo spazio di archiviazione, l’installazione di aggiornamenti e cambi versione, lo spam. Per chi fornisce servizi di posta elettronica, non sono problemi di poco conto.
Con G Suite abbiamo aumentato la produttività. In un’unica soluzione archiviamo e condividiamo e-mail, documenti, attività, comunicazioni, messaggistica interna. Ti sembra importante questo? Allora è arrivato il momento di approfondire il mondo delle applicazioni Google.
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Cos’è G Suite: definizione
Con il termine G Suite si intende l’universo che Mountain View mette a disposizione delle aziende con una serie di vantaggi in più rispetto alle versioni gratuite che tutti possono usare. Sai bene che puoi usare, a costo zero, una serie di app che già da tempo hanno rivoluzionato il mondo del lavoro:
- Gmail.
- Calendar.
- Drive.
- Keep.
- App Maker.
Ora puoi avere tutto ciò in un’unica soluzione, implementata in modo da trasformare dei semplici tool personali – comunque molto validi – in strumenti operativi per chi lavora ogni giorno in azienda.
Con dipendenti e clienti. In questi casi le esigenze sono importanti: devi velocizzare i processi ed eliminare i tempi morti dedicati a risolvere problemi di configurazione che bloccano le attività.
Questo comporta ricadute significative in termini di produttività dell’azienda. Mi riferisco alle richieste di aiuto che ci arrivano per risolvere problemi a livello locale: cambi di versione, nuovi computer da installare, parametri di configurazione che non si trovano più per citare le più frequenti. Vuoi risolvere questi passaggi in un unico colpo? Continua a leggere, ci sono informazioni utili per te.
Per approfondire: quali sono i migliori software per inviare newsletter
Perché scegliere G Suite
G Suite migliora il tuo modo di lavorare. Intendiamoci, anche Microsoft fornisce servizi similari nella sua ultima versione di Office che sono altrettanto validi. Il principio inspiratore dell’applicazione web è la centralità dell’installazione con un risparmio immediato in termini di manutenzione.
Mi confronto ogni giorno con le imprese. In queste occasioni è importante identificare le soluzioni in base al budget disponibile e consigliare un servizio. Nel caso della posta, i server tradizionali su cui vengono archiviati i messaggi hanno risorse limitate. Poi devono fare i conti con aggiornamenti.
Inoltre i server devono essere messi al riparo da messaggi di spam che possono saturare la banda. G Suite risolve tutto questo. In che modo? Ecco una serie di passaggi che ti aiuteranno.
Puoi accedere sempre al tuo account
Hai dimenticato a casa il computer ma hai bisogno di quel documento o di un’email? Non c’è problema, G Suite è sempre con te. I servizi collegati sono accessibili tramite il web e quindi l’utilizzo delle app è indipendente dal dispositivo (Android o Apple) e dal browser utilizzato.
G Suite è semplice da usare
Con questa realtà basta configurazioni differenti. Basta installazioni sui computer. Usi solo un browser e un nome utente e password. Come amministratore del dominio aziendale posso definire comode liste di distribuzione, gli alias, le firme digitali, filtri anti-spam e molto, molto altro.
Hai tanto spazio a disposizione
Lo spazio di archiviazione è di 30 Gigabyte per l’account base e 1 terabyte per quelli superiori. Ciò avviene tramite Google Drive, applicazione cloud (come Dropbox o Sky Drive) dove posso condividere i documenti sincronizzando la mia cartella in locale con il web (e quindi faccio una copia di backup).
Puoi usare Google Calendar e Hangouts
Nella suite, oltre Gmail e Google Drive, c’è Google Calendar, comodo e intuitivo, ideale per condividere e impostare appuntamenti. Integrato con la posta, è ideale per impostare notifiche. Poi segnalo Google Hangouts, comodo per chat, chiamate, video chiamate e conference call.
Come migrare su questa realtà
Passare a G Suite non è immediato, ma il processo di migrazione è semplice. Soprattutto è stato provato con successo da migliaia di aziende. Vuoi un esempio? I passaggi fondamentali della migrazione dal tuo attuale sistema di posta elettronica a G Suite fo Work sono questi:
- Attivazione del periodo di valutazione di 30 giorni
- Creazione della lista degli Account aziendali
- Migrazione della Posta e della Rubrica – ci sono dei tool appositi (questo è per Microsoft Outlook).
- Aggiornamento Record MX (deve essere svolto dal gestore dei Record DNS del dominio).
Non mi addentro nello specifico dei singoli punti. Lo farò nei prossimi articoli. Come detto prima è un processo che richiede attenzione e pianificazione. La difficoltà principale? Decidere di farlo e vincere le resistenze di chi utilizza strumenti da anni, e vede difficile la possibilità di cambiare.
Tieni presente che, in questi casi, è possibile continuare ad usare il proprio client di posta preferito senza la necessità di cambiare nulla a livello produttivo e organizzativo.
Quanto costa passare a G Suite?
Per accedere a G Suite devi pagare 4 euro al mese per ogni account base, 8 euro per la versione Business e 23 per quella Enterprise. Le soluzioni per migliorare il lavoro online sono diverse.
Scegli il tuo piano tariffario e dai una marcia in più alla tua attività, alla gestione della posta elettronica e degli impegni. Crea un piano di lavoro in cloud, condiviso con i dipendenti e i clienti.
Da aggiungere: come trasferire la posta aziendale su Gmail
Tu hai già scelto Mountain View?
Un motivo in più per migrare su soluzioni web è quello che ci viene fornito dalla normativa. I prossimi obblighi di legge (alcuni già attivi come la fatturazione elettronica verso le Pubbliche Amministrazioni) imporranno alle Imprese un cambio radicale nella gestione delle informazioni aziendali e la loro conservazione elettronica, incluso e-mail e PEC. Insomma, una scelta per il futuro.
Hai mai pensato di passare a G Suite? Quali strumenti usi nella tua azienda? Quali sono le perplessità maggiori che ti impediscono di prendere questa decisione? Lasciami la tua opinione.
