Come scrivere un’email di lavoro (veramente) efficace

Tutti vogliono mandare un messaggio di posta elettronica in grado di fare la differenza. Perché il messaggio da mandare nella posta del proprio cliente, del collega, dell’amico o del conoscente è ancora centrale nelle attività di web marketing. Ma anche nella vita di tutti i giorni. Quindi, come scrivere un’email di lavoro capace di fare la differenza e di non creare intoppi?

Semplice, vado sul programma di posta elettronica – sul client che permette di inviare, ricevere e gestire email – e clicco sul pulsante per generare un nuovo messaggio. Inserisco i destinatari, creo un oggetto e poi il contenuto. Via, hai mandato la tua email e aspetti la risposta.

Non ci sono particolari intoppi. Spesso, però, l’operazione che ti porta a inviare un messaggio di posta elettronica viene affrontata con leggerezza. Pochi si preoccupano di verificare l’effettiva riuscita dell’invio. Che risultati ho ottenuto? Come si ottimizza questo passaggio? Come scrivere un’email di lavoro capace di raggiungere l’obiettivo? Vediamo cosa fare per evitare problemi.

Perché scrivi la tua email?

Prima di affrontare aspetti tecnici è giusto sottolineare un punto: ci sono email differenti con obiettivi diversi. E non puoi trattare tutti i messaggi di posta elettronica allo stesso modo. La comunicazione interna con il tuo team di lavoro ha dinamiche e finalità diverse rispetto all’email che mandi a un amico per organizzare le prossime vacanze. Ed è ancora differente a quella che mandi al support.

Altra differenza: l’email inviata a un pubblico ampio. In questo caso stiamo parlando di un’azione di web marketing che deve essere pianificata con cura. Per approfondire questo tema consiglio di leggere questo articolo che ti spiega come creare una newsletter, un messaggio di posta elettronica che informa, aggiorna e raggiunge determinati obiettivi professionali e non.

Dietro al concetto di email marketing c’è una scienza, non basterebbe un libro per affrontare con la giusta attenzione tutti gli aspetti. Oggi voglio solo indicare le regole per scrivere un’email tra colleghi di lavoro in grado di soddisfare le esigenze legate all’usabilità e all’efficacia delle informazioni.

Crea una discussione per i messaggi

Uno dei consigli fondamentali per ottimizzare l’invio delle email e migliorare la vita delle persone: rispondi alle email che ti inviano e non creare ogni volta un nuovo messaggio di posta elettronica.

In questo modo puoi mantenere la traccia del confronto, come se fosse una chiacchierata con botta e risposta sempre in evidenza. Se hai bisogno di inviare un messaggio diverso alla stessa persona, magari con altri destinatari, puoi iniziare un nuovo flusso.

Gestire gli indirizzi di posta elettronica

Come scrivere un’email di lavoro nel modo giusto? Devi inserire il destinatario, l’indirizzo al quale vuoi inviare il messaggio. Nei principali client di posta elettronica hai a disposizione una rubrica che carica il contatto quando digiti le prime lettere. Su Gmail, ad esempio, il processo è molto semplice e intuitivo. Ma ci sono dei comandi da ricordare per ottimizzare e velocizzare le operazioni.

  • A/To per gli indirizzi – Il passaggio essenziale per inviare l’email a qualcuno: qui inserisci gli indirizzi di posta elettronica. Puoi aggiungere più di una email se il messaggio è rivolto a tutti in pari grado, se tutti sono parte attiva.
  • CC in una mail – Inserisce dei contatti in copia conoscenza (carbon copy in inglese). È un campo aggiuntivo nel quale puoi aggiungere persone che devono essere a conoscenza della discussione ma non sono parte attiva della discussione. D’altro canto chi è in CC può partecipare come un qualsiasi utente.
  • CCn o BCC, cosa significa– La funzione per inserire destinatari nascosti alla copia conoscenza (in inglese blind carbon copy). Gli indirizzi che aggiungi in questo campo possono vedere il messaggio ma il proprio indirizzo non è visibile agli altri partecipanti. Conviene non rispondere alle email quando sei in questa lista.

Il galateo della posta elettronica suggerisce di inserire solo le email necessarie alla conversazione. Fai economia di indirizzi, non aggiungere persone a caso solo per puro gusto. Basta un attimo per essere etichettato come spam e raggiungere la cartella della posta indesiderata.

Come scrivere l’oggetto di un’email di lavoro

Un punto decisivo: scrivere l’oggetto dell’email vuol dire mettere un piede nel mondo privato del tuo destinatario. Questo elemento deve essere sintetico ed efficace, deve spiegare in poche parole (circa 60 battute) cosa si trova nel tuo messaggio. Quali sono le regole per scrivere un oggetto efficace?

  1. Punta sulla sintesi.
  2. Usa parole semplici e brevi.
  3. Inizia con le parole più importanti.
  4. Non usare tutto maiuscolo.
  5. Evita giochi di parole.
  6. Fa’ in modo che tutti capiscano.

Perché iniziare con le parole importanti? Nei client di posta elettronica degli smartphone lo spazio destinato a questo campo si accorcia. Su un monitor di grandi dimensioni riesci a catturare parte del testo, ma su un telefonino le battute sono ridotte. E tu le devi sfruttare per essere subito chiaro.

Da leggere: come trasferire la posta aziendale su Gmail

Scrivi un’email pensando all’economia

Il punto più importante: scrivere il testo dell’email. Cosa devo rispettare? Le regole imposte dalla buona scrittura e che voglio sintetizzare con questa regola di David Ogilvy: usa parole brevi, frasi brevi, paragrafi brevi. Le email non sono lettere d’amore o paragrafi di libri. Sono messaggi che puntano sull’efficacia e l’immediatezza. Soprattutto se rimaniamo all’interno delle email di lavoro.

Possono esserci casi differenti che impongono un lavoro di persuasive copywriting, ma di norma il testo di un’email è semplice. Se c’è qualcosa di più impegnativo da comunicare si concorda una telefonata o una videochiamata su Skype. Non imporre al pubblico un testo chilometrico, non costringere le persone a leggere un contenuto che potrebbe essere esposto con 5 minuti di telefono.

Rispetta le regole della buona leggibilità. Nei principali client di posta elettronica come Gmail puoi formattare il testo come in un qualsiasi programma di videoscrittura. Inserisci grassetto, corsivo, liste puntate e titoli con font più grande per introdurre argomenti diversi.

Allegati: manda ciò che serve sul serio

Gli allegati seguono le regole di una scrittura economica e basata su una passaggio semplice: carica solo ciò che serve. Inserire valanghe di allegati senza senso (o superflui) non è il massimo per chi deve scegliere ciò che serve per completare l’informazione. Un consiglio: nomina i file in modo da consentire ai colleghi cosa stanno per scaricare. Inoltre se devi inviare file molto pesanti usa sistemi alternativi tipo WeTransfer (versione gratuita fino a 2 Gb).

Quando e come rispondere alle email

La risposta all’email è centrale per creare un rapporto chiaro e un circuito di idee, dati, informazioni. Ho già sottolineato che si dovrebbe rispettare la conversazione e rispondere nello stesso stream per rimanere coerenti. Però c’è da aggiungere un punto: non sempre la risposta è necessaria, e in qualche caso devi contare fino a dieci prima di mandare l’email.

Spesso le risposte di getto possono creare guai: se c’è tensione nell’aria aspetta un paio di ore. Rifletti. Se necessario manda una richiesta di chiarimento via telefono. Basta una parola fraintesa per rovinare rapporti di lavoro. Dettaglio chiave, usa le emoticon per comunicare distensione e pacatezza. A volte le parole possono sentire la mancanza degli elementi che chiariscono il tono di voce di un messaggio.

Non dimenticare la firma dell’email

Cosa sarebbe la tua email senza la firma? Mai dimenticare di inserirla, anche se ormai i programmi di posta elettronica ti danno la possibilità di inserirla su ogni messaggio in automatico. E puoi anche decidere nel dettaglio quali informazioni inserire quale mandi l’email: con Gmail hai un vero e proprio editor HTML. Il consiglio? Non esagerare, inserisci nome e cognome, ruolo aziendale, telefono, sito web e se vuoi Skype. Tutto il resto è relativo.

Per approfondire: usa Gmelius per migliorare Gmail

Come scrivere un’email di lavoro: la tua opinione

In questo articolo cerco di rispondere a una domanda banale ma non troppo: come scrivere un’email in grado di ottenere i risultati sperati. In altre parole, qui trovi una serie di regole da rispettare per non trasformare la conversazione via posta elettronica in un’attività dispersiva e fastidiosa per chi partecipa allo scambio. Secondo te questi punti sono indispensabili per gestire la posta elettronica?

 
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Riccardo Esposito

Ciao! Sono un blogger e un webwriter freelance. Scrivo articoli dedicati al mondo della scrittura online, faccio formazione ad aziende e liberi professionisti.

Comments

  1. Come sempre Riccardo un articolo chiaro. Sono convinto che in un mondo lavorativo è privato dove tutti i giorni centinaia di informazioni arrivano ad ognuno di noi, la maggior parte degli utenti si limita a leggere una email per le prime tre righe. Da queste prime informazioni si deve dedurre il contenuto del messaggio. E solo se convincente l’utente dedicherà altro tempo per il resto dell’informativa. Un messaggio visivo forse è un più efficace di uno scritto con i classici schemi. Ma come fare?

    • Creare una buona email visual non è facile, di solito si lavora con editor di newsletter. Tipo mailchimp. Io di solito lavoro con Gmail per le comunicazioni di lavoro, e uso le immagini solo quando devo spiegare qualcosa di specifico.

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