Migliora la produttività dell’azienda con G Suite

Da anni usiamo G Suite. Riassumo questa scelta in una parola sola: libertà. Ci siamo liberati di una serie di preoccupazioni: lo spazio di archiviazione, l’installazione di aggiornamenti e cambi versione, lo spam. Per chi fornisce servizi di posta elettronica, non sono problemi di poco conto.

Con G Suite abbiamo aumentato la produttività. In un’unica soluzione archiviamo e condividiamo e-mail, documenti, attività, comunicazioni, messaggistica interna. Ti sembra importante questo? Allora è arrivato il momento di approfondire il mondo delle applicazioni Google.

Cos’è G Suite: definizione

Con il termine G Suite si intende l’universo che Mountain View mette a disposizione delle aziende con una serie di vantaggi in più rispetto alle versioni gratuite che tutti possono usare. Sai bene che puoi usare, a costo zero, una serie di app che già da tempo hanno rivoluzionato il mondo del lavoro:

  • Gmail.
  • Calendar.
  • Drive.
  • Keep.
  • App Maker.

Ora puoi avere tutto ciò in un’unica soluzione, implementata in modo da trasformare dei semplici tool personali – comunque molto validi – in strumenti operativi per chi lavora ogni giorno in azienda.

Con dipendenti e clienti. In questi casi le esigenze sono importanti: devi velocizzare i processi ed eliminare i tempi morti dedicati a risolvere problemi di configurazione che bloccano le attività.

Questo comporta ricadute significative in termini di produttività dell’azienda. Mi riferisco alle richieste di aiuto che ci arrivano per risolvere problemi a livello locale: cambi di versione, nuovi computer da installare, parametri di configurazione che non si trovano più per citare le più frequenti. Vuoi risolvere questi passaggi in un unico colpo? Continua a leggere, ci sono informazioni utili per te.

Per approfondire: quali sono i migliori software per inviare newsletter

Perché scegliere G Suite

G Suite migliora il tuo modo di lavorare. Intendiamoci, anche Microsoft fornisce servizi similari nella sua ultima versione di Office che sono altrettanto validi. Il principio inspiratore dell’applicazione web è la centralità dell’installazione con un risparmio immediato in termini di manutenzione.

Perché scegliere G Suite

Tutti i servizi su un’unica piattaforma.

Mi confronto ogni giorno con le imprese. In queste occasioni è importante identificare le soluzioni in base al budget disponibile e consigliare un servizio. Nel caso della posta, i server tradizionali su cui vengono archiviati i messaggi hanno risorse limitate. Poi devono fare i conti con aggiornamenti.

Inoltre i server devono essere messi al riparo da messaggi di spam che possono saturare la banda. G Suite risolve tutto questo. In che modo? Ecco una serie di passaggi che ti aiuteranno.

Puoi accedere sempre al tuo account

Hai dimenticato a casa il computer ma hai bisogno di quel documento o di un’email? Non c’è problema, G Suite è sempre con te. I servizi collegati sono accessibili tramite il web e quindi l’utilizzo delle app è indipendente dal dispositivo (Android o Apple) e dal browser utilizzato.

G Suite è semplice da usare

Con questa realtà basta configurazioni differenti. Basta installazioni sui computer. Usi solo un browser e un nome utente e password. Come amministratore del dominio aziendale posso definire comode liste di distribuzione, gli alias, le firme digitali, filtri anti-spam e molto, molto altro.

Hai tanto spazio a disposizione

Lo spazio di archiviazione è di 30 Gigabyte per l’account base e 1 terabyte per quelli superiori. Ciò avviene tramite Google Drive, applicazione cloud (come Dropbox o Sky Drive) dove posso condividere i documenti sincronizzando la mia cartella in locale con il web (e quindi faccio una copia di backup).

Puoi usare Google Calendar e Hangouts

Nella suite, oltre Gmail e Google Drive, c’è Google Calendar, comodo e intuitivo, ideale per condividere e impostare appuntamenti. Integrato con la posta, è ideale per impostare notifiche. Poi segnalo Google Hangouts, comodo per chat, chiamate, video chiamate e conference call.

Come migrare su questa realtà

Passare a G Suite non è immediato, ma il processo di migrazione è semplice. Soprattutto è stato provato con successo da migliaia di aziende. Vuoi un esempio? I passaggi fondamentali della migrazione dal tuo attuale sistema di posta elettronica a G Suite fo Work sono questi:

  • Attivazione del periodo di valutazione di 30 giorni
  • Creazione della lista degli Account aziendali
  • Migrazione della Posta e della Rubrica – ci sono dei tool appositi (questo è per Microsoft Outlook).
  • Aggiornamento Record MX (deve essere svolto dal gestore dei Record DNS del dominio).

Non mi addentro nello specifico dei singoli punti. Lo farò nei prossimi articoli. Come detto prima è un processo che richiede attenzione e pianificazione. La difficoltà principale? Decidere di farlo e vincere le resistenze di chi utilizza strumenti da anni, e vede difficile la possibilità di cambiare.

Tieni presente che, in questi casi, è possibile continuare ad usare il proprio client di posta preferito senza la necessità di cambiare nulla a livello produttivo e organizzativo.

Quanto costa passare a G Suite?

Per accedere a G Suite devi pagare 4 euro al mese per ogni account base, 8 euro per la versione Business e 23 per quella Enterprise. Le soluzioni per migliorare il lavoro online sono diverse.

Scegli il tuo piano tariffario e dai una marcia in più alla tua attività, alla gestione della posta elettronica e degli impegni. Crea un piano di lavoro in cloud, condiviso con i dipendenti e i clienti.

Da aggiungere: come trasferire la posta aziendale su Gmail

Tu hai già scelto Mountain View?

Un motivo in più per migrare su soluzioni web è quello che ci viene fornito dalla normativa. I prossimi obblighi di legge (alcuni già attivi come la fatturazione elettronica verso le Pubbliche Amministrazioni) imporranno alle Imprese un cambio radicale nella gestione delle informazioni aziendali e la loro conservazione elettronica, incluso e-mail e PEC. Insomma, una scelta per il futuro.

Hai mai pensato di passare a G Suite? Quali strumenti usi nella tua azienda? Quali sono le perplessità maggiori che ti impediscono di prendere questa decisione? Lasciami la tua opinione.

 
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Diego Ricci

Innamorato di Internet, dal '97 mi occupo di servizi web per piccole e micro imprese. Ascolto e analizzo le esigenze dei Clienti e propongo soluzioni. Amo la buona compagnia, lo stare insieme e le cose semplici come una birra al pub.

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