I migliori strumenti per collaborare online

Gli strumenti per la collaborazione online sono decisivi per aumentare la produttività di un team. Quando decidi di ampliare il raggio d’azione della tua attività devi, per forza, creare una rete collaborativa con persone in grado di supportare la tua attività.

Sai come si dice, da soli si va più veloci ma in gruppo si arriva lontano. Se la tua idea è quella di creare un progetto strutturato, senza inutili diversificazioni dell’offerta ma con un volume di clienti superiore e un portfolio più ricco, devi migliorare il lavoro.

Anche per questo motivo hai bisogno dei migliori software di collaborazione aziendale. Ce ne sono tanti, gratuiti e a pagamento. Ecco le soluzioni migliori che puoi sfruttare con collaboratori, colleghi, clienti e possibili contatti.

Usare Google Drive per lavorare in team

Il punto di partenza per creare una rete collaborativa degna di questo nome: Google Drive, vale a dire una piattaforma cloud che consente di archiviare documenti online, creare testi e fogli di calcolo, condividere il tutto con i collaboratori grazie all’email.

Ovviamente tutto è semplificato grazie a Gmail, una delle migliori applicazioni Google per la gestione della posta elettronica. Ma anche condizione essenziale per creare un account Drive. Se hai bisogno di un punto di partenza per creare un ufficio online condiviso con i tuoi collaboratori e clienti questa è la base da prendere in esame.

Da leggere: come scrivere un’email di lavoro

La ricerca delle fonti con Feedly

Per prima cosa mi tengo aggiornato. Per questo utilizzo Feedly, che è un aggregatore di notizie. Uso questo perché è semplice. Ha un’applicazione per Android e per Apple oltre a una piattaforma web intuitiva. Una volta configurato, leggo tutte le notizie che mi propone senza saltarne una.

L’aspetto interessante di Feedly: usare l’app per organizzare gli articoli letti e quelli da leggere. Posso inserirli in archivi e condividerli su Twitter. poi, Feedly mi consente di scoprire nuove fonti da inserire nel mio flusso. Attenzione, non esagerare altrimenti rischi la congestione.

Una delle principali perdite di tempo riguarda proprio la gestione di un numero eccessivo di fonti. Leggi solo ciò che ti serve veramente, non aggiungere blog solo per il piacere di avere più elementi da leggere: tutto questo richiede un tempo che forse non hai. Quindi rischi di fare confusione.

Segui chi parla di te: Google Alert

La ricerca di nuovi contenuti e le attività di monitoraggio della reputazione portano via molto tempo. Per questo uso Google Alert. Impostate le parole chiave su cui voglio essere avvertito, Google Alert fa il resto. Ricevo nella mia casella e-mail le notizie che riguardano gli argomenti di mio interesse.

Con Google Alert posso controllare notizie su clienti, concorrenti, partner commerciali, prodotti, servizi, luoghi, eventi senza ricercarle. E risparmio tempo. Vuoi uno strumento più performante per ottimizzare tempo sui social? Usa Mention, più preciso nel trovare citazioni su Twitter e forum vari.

Strumenti per la collaborazione: Hangout

Se parliamo di tool per operare al meglio con il proprio team non si può ignorare una delle piattaforme migliori per creare degli incontri video. Certo, da molti viene visto come un ottimo software per creare webinar. Ma può essere usata anche come piattaforma video interna per creare un flusso comunicativo virtuoso.

Non dimenticare, infatti, che Hangout puoi creare chat di gruppo fino a 150 persone, videochiamate con massimo 10 contatti contemporaneamente, dirette video tramite YouTube per arricchire il tuo profilo pubblico con contenuti extra.

Loom, registra e crea tutorial dal browser

All’interno del team può essere sempre necessario dare spiegazioni dettagliate ai colleghi. Se vuoi creare delle spiegazioni chiare sulle nuove funzionalità di uno strumento, un sito o qualsiasi altra attività puoi usare l’ottimo Loom.

Vale a dire un’estensione di Crome che consente di creare registrazioni video da archiviare in uno spazio online condiviso. Ovviamente può essere utile anche per creare tutorial da passare ai clienti o da usare come content marketing tool.

Dropbox, archivio della tua azienda online

Anche Drive svolge questo lavoro. Ma ci sono una serie di vantaggi che puoi sfruttare dal tuo account Dropbox. In primo luogo devi prendere in considerazione la possibilità di creare un account business, dedicato proprio alle esigenze aziendali:

• Controlli amministrativi avanzati.
• Strumenti di gestione avanzati.
• Coordinazione degli aggiornamenti.
• Tutto lo spazio che ti serve.

Esatto, se cerchi uno strumento per creare cartelle condivise con varie sezioni del team questo è lo strumento giusto. Puoi lavorare senza paura di terminare lo spazio, anche perché questo strumento per la collaborazione online mette a disposizione la sincronizzazione intelligente per liberare spazio dal tuo hard disk in modo efficace.

Trello, software collaborazione aziendale

Un software di collaborazione aziendale completo, perfetto per sviluppare progetti complessi insieme ad altri collaboratori. Come funziona questo tool? Riprende la metodologia agile: ci sono delle colonne nelle quali si inseriscono i task, ovvero i progetti da portare a termine. Ogni sezione verticale identifica uno status del task.

• Non ancora iniziato.
• In lavorazione.
• Terminato.

Questo, ovviamente, per semplificare e spiegare il ruolo di questo strumento di collaborazione aziendale. Ogni task può essere arricchito con testi, documenti, immagini e altri tool per chiarire il lavoro da svolgere. Inoltre puoi condividere intere bacheche con il tuo gruppo di lavoro in modo da procedere come un vero gruppo.

Il software per organizzare il webinar

In realtà per organizzare un webinar non hai bisogno di tante soluzioni in termini di software. O meglio, oggi i programmi per lavorare in questo settore riescono a sintetizzare diversi strumenti in un’unica suite. Che nella maggior parte dei casi soddisfano tutte le esigenze. Quali sono i nomi più importanti? Ecco le alternative che conosco e che ho usato per organizzare webinar.

Gotomeeting

Servizio per teleconferenze e webinar professionali. Qui trovi tutto, compresa la chat per interagire con il pubblico e tutte le funzioni per condividere lo schermo, registrare il video che puoi riutilizzare e gestire i partecipanti. Per molti questa è la migliore realtà per ospitare un webinar di successo.

Clicktomeeting

Sembra particolarmente interessante per le opzioni offerte rispetto alla preparazione e alla sponsorizzazione del webinar, un aspetto non secondario quando vuoi farti conoscere.

Anymeeting

Un altro software per webinar professionale e con tutte le caratteristiche per sfruttare le possibilità offerte da una buona esposizione. Puoi condividere PDF e presentazioni, e hai sempre la chat live a disposizione. Ci sono diverse soluzioni economiche, con contratto annuale o mensile.

Tool per creare la presentazione

Questo non è un punto secondario: con una serie di immagini e combinazioni cromatiche puoi rendere tutto più piacevole. Inoltre le slide rappresentano un filo conduttore per chi deve fare la presentazione. Ecco perché ci sono un paio di tool che devi sfruttare per ottimizzare il visual.

• Canva – Perfetto per creare grafiche con temi personalizzati.
• Prezi – Una nuova esperienza interattiva per la tua presentazione.
• HaikuDeck – Crea le tue slide online con una semplicità unica.
• Ludus – Un tool per creare presentazioni online.
• Unsplash – Tutte le foto gratis che ti servono.

A questi strumenti si aggiungono i vari PowerPoint e Keynote. In più aggiungo Slideshare, perfetto per caricare la tua presentazione e renderla consultabile. Pensa sempre a questo punto: come posso sfruttare il mio contenuto per rendere tutto riutilizzabile e adatto al lavoro di content marketing? Le slide potrebbero essere embeddate in un articolo di sintesi che pubblichi sul tuo blog dopo il webinar. E Slideshare può essere la soluzione adatta se hai il permesso di mettere questi contenuti online.

Quante parole hai inserito in ogni slide? Ricorda le parole di Seth Godin: “No more than six words on a slide. EVER. There is no presentation so complex that this rule needs to be broken”. Chiaro, questo è un estremo. Ma pensaci: perché annoiare le persone con centinaia di parole inutili?

Estrarre e modificare audio

Hai registrato il webinar e vuoi trasformare l’audio in un podcast? Immagino che tu abbia già registrato il video della presentazione. Ora devi estrarre la voce per riproporla su un’altra piattaforma. In questo caso l’idea è quella di avere più formati possibili per migliorare la tua attività di content marketing: da un webinar possono nascere diverse soluzioni. Ecco cosa devi segnare:

• Online-audio-converter.com – Per estrarre l’audio dal video.
• Audiotrimmer – Un semplice editor online per tagliare audio.
• Audacity – Uno dei migliori tool audio a costo zero.
• Adobe Audition – Per lavori professionali su voce e musica.

Per realizzare il podcast puoi usare diverse piattaforme che ospitano il file audio. Una delle migliori è Soundcloud che offre una base stabile per i tuoi file. In alternativa c’è Spreaker che si configura come realtà dedicata. Non dimenticare, infine, di sottoporre i file audio su iTunes per rendere disponibili gli episodi a chi usa dispositivi Apple.

Slack, come usare la chat aziendale web

Una buona soluzione per chi ha bisogno di un punto di riferimento rispetto alla comunicazione interna. Tra gli strumenti per la comunicazione interna tra aziende, Slack offre un’ottima soluzione per inviare messaggi e file all’interno di un gruppo di contatti. Perfetto per integrarsi anche con Skype, Twitter e Google Drive.

In realtà le opportunità collaborative si allargano di molto, toccando anche Google Calendar e Trello. Inoltre la possibilità di usare quest’applicazione da qualsiasi smartphone e da applicazione web browser rende tutto più flessibile.

Yammer, social collaborativo aziendale

Un tempo c’era intranet, una sorta di rete interna all’azienda. Oggi molte funzioni di una soluzione simile vengono risolte dai vari Google Drive e Dropbox, ma per agevolare la comunicazione interna puoi puntare su social network aziendali come Yammer. Vale a dire una realtà che consente di creare un flusso comunicativo.

Ovviamente all’interno di un’organizzazione. Yammer consente di gestire documenti, condividere ciò che hai creato e progettato. Magari puoi organizzare incontri video, riunioni a distanza e tutto ciò che serve per migliorare il telelavoro domiciliare.

Per approfondire: come migliorare l’email con Gmelius

Gli strumenti per la collaborazione online

Questi sono i tool per lavorare in team grazie a internet. Quali sono i suggerimenti che puoi aggiungere a questa lista? Inoltre, secondo te, ho elencato strumenti in grado veramente di risolvere i problemi del lavoro a distanza? Lascia i tuoi commenti.