Come scrivere la tua e-mail perfetta in 12 mosse [Infografica]

Il cellulare sta vibrando. E’ arrivato un altro messaggio di posta elettronica.

Abbandono per un attimo quello che sto facendo e inizio a leggere l’oggetto, ma niente da fare: è uno spazio vuoto. Devo aprire l’e-mail per capire a cosa si riferisce. E’ un Cliente che mi chiede una piccola assistenza senza darmi informazioni che mi aiutino a risolvere il suo problema. Si vede, l’ha scritto di fretta. Gli rispondo mettendo nell’oggetto il motivo della sua richiesta di assistenza e chiedendogli di darmi maggiori informazioni. La sua risposta non manca ad arrivare e stavolta riesco a risolvere.

E-mail Perfetta

Ho verificato in tanti anni di assistenza che l’e-mail è uno strumento importante per centrare due obiettivi:

  • Mettere nelle condizioni migliori chi mi leggerà di capire il mio pensiero fornendogli un promemoria e consentirgli di rispondermi in modo adeguato, instaurando una comunicazione, un rapporto epistolare che potrà servire ad entrambi anche in futuro.
  • Fare bella figura con chi leggerà il mio messaggio. Comunicargli come è il mio stile lavorativo, la mia attenzione, l’ordine, la cura dei dettagli. E’ come la prima impressione.

Tutto questo è possibile seguendo delle regole dettate dal buon senso, ma anche da consuetudini e da aspetti tecnici che sono da considerare. Ecco qui sotto la mia selezione di punti per scrivere la tua e-mail “perfetta”.

  1. Cura l’oggetto del messaggio
    E’ fondamentale. L’argomento del messaggio si definisce in modo chiaro e specifico nell’oggetto dell’e-mail. Non inviare mai email privi del campo “oggetto”. Questo non aiuta il lettore a capire l’argomento, il livello di urgenza e soprattutto non crea uno storico specifico per quell’argomento.
  2. Scrivi semplice
    Scrivi semplice, con periodi brevi. Vai a capo spesso: l’interlinea aiuta la lettura.
  3. Usa l’elenco puntato
    Utilizza la lista puntata se ci sono vari punti da verificare o su cui richiedi informazioni. L’elenco numerato se ci sono delle priorità. Chi dovrà rispondere potrà usarla come una check list.
  4. Controlla l’ortografia
    Rileggi con molta attenzione l’e-mail controllando l’ortografia e la grammatica.
  5. Non fare uso del maiuscolo
    In rete, il maiuscolo corrisponde al tono di voce alto del parlato e denota aggressività e nervosismo.
  6. Metti la firma
    Firma sempre con il tuo nome includendo i recapiti fondamentali per contattarti. Curare la propria firma è importante per l’immagine aziendale e personale.
  7. Dimensione del messaggio
    La dimensione ideale è al di sotto di 100 kB. Controlla sempre, prima di allegare un documento, la dimensione reale del file che potrebbe risultare impossibile da eseguire e quindi bloccare l’invio. Tieni presente che è molto meglio inserire nel testo del messaggio dei link ai documenti, caricandoli per esempio con programmi FTP
  8. Urgenza
    Fai un buon uso del flag “importante” o “urgente“: con il passare del tempo chi riceverà messaggi contrassegnati come urgenti, anche per problemi futili o conversazioni non importanti, incomincerà ad ignorarti e non leggerà più i tuoi e-mail.
  9. Occhio alla suscettibilità delle persone
    Rifletti bene su quale possa essere la reazione alla lettura del tuo messaggio. L’utilizzo delle emoticon può aiutare a definire senza ombra di dubbio il tono della conversazione, soprattutto se si vogliono fare battute di spirito.
  10. Rispondi sempre
    Cerca di rispondere sempre mantenendo lo stesso oggetto per conservare uno storico dei messaggi inviati e ricevuti.
  11. Occhio alla Privacy
    Mantieni la privacy dei mittenti e destinatari, cancellando dal testo l’eventuale indirizzo di posta elettronica del mittente (se si inoltra una email quando il destinatario non dovesse conoscere il mittente originale) e utilizzando la casella Bcc (o Ccn) Copia Nascosta se si deve inviare a destinatari che non si conoscono tra loro.
  12. La notte porta consiglio
    E’ un’abitudine che seguo sempre quando devo scrivere e-mail su materie delicate: salvo il mio messaggio in bozza prima di inviarlo. Lo rileggo il giorno dopo e poi lo invio, apportando le modifiche e le correzioni che una sana dormita mi hanno suggerito.

[Infografica] Come scrivere la tua e-mail perfetta in 12 mosse

Come scrivere la tua e-mail perfetta in 12 mosse

Ti propongo alcuni siti interessanti per approfondire l’argomento:

Aggiornamento Giugno 2015: Gmail introduce la funzione “Annulla Invio”

Sei un utente Gmail? Hai mai desiderato di poter bloccare un e-mail che hai inviato per errore o in preda ad un attacco d’ira?

La tua attesa è finita. Gmail ha introdotto in questi giorni la funzione Annulla Invio che consente all’utente di bloccare l’e-mail dopo aver premuto il tasto Invia entro un periodo di 30 secondi al massimo.  La funzione è già disponibile anche per Inbox.  La funzione è attivabile nella sezione Impostazioni > Generali nella configurazione di Gmail.

impostazioni-gmail

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In conclusione

Lo so, l’e-mail perfetta non esiste. Ma è sempre possibile cercare di migliorare l’utilizzo degli strumenti di lavoro quotidiano, come la posta elettronica. I vantaggi che ne conseguono sono tanti, a cominciare dal miglioramento dei rapporti con i Clienti e con i Collaboratori. L’attenzione verso di loro si dimostra anche in base a come gli scriviamo, come dettagliamo le nostre richieste, come forniamo risposte semplici e precise.

Cosa ne pensi? Aggiungeresti qualche altro punto? Sei d’accordo sull’importanza dell’uso della posta elettronica e sulla necessità di usarla al meglio? Lasciami la tua opinione nei commenti.

 
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Diego Ricci

Innamorato di Internet, dal '97 mi occupo di servizi web per piccole e micro imprese. Ascolto e analizzo le esigenze dei Clienti e propongo soluzioni. Amo la buona compagnia, lo stare insieme e le cose semplici come una birra al pub.

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