Migliora la produttività della tua azienda con Google Apps

Il 18 Dicembre 2007 abbiamo migrato la nostra posta aziendale su Google Apps.

Riassumo questi 7 anni in una parola sola: libertà. Ci siamo liberati di una serie di preoccupazioni: lo spazio di archiviazione, l’installazione di aggiornamenti e cambi versione, lo spam. Per chi come noi fornisce servizi di posta elettronica, non sono problemi di poco conto.

Ma soprattutto abbiamo aumentato la nostra produttività. In un’unica soluzione archiviamo e condividiamo e-mail, documenti, attività, comunicazioni social, messaggistica interna.

Google Apps per la tua impresa

Identifica la soluzione migliore

Per me, che mi confronto ogni giorno con le Imprese, è importante identificare le soluzioni migliori in base al budget disponibile e consigliare un servizio che possa soddisfare il mio Cliente. In questo caso, quello della posta, i server tradizionali su cui vengono archiviati i messaggi hanno risorse limitate, devono fare i conti con aggiornamenti, devono essere messi al riparo da messaggi di spam che possono saturare la banda a loro disposizione.

Per non parlare dei tempi morti dedicati a risolvere problemi di configurazione che bloccano le attività dei singoli, con ricadute significative in termini di produttività dell’Azienda. Mi riferisco alle richieste di aiuto che ci arrivano per risolvere problemi a livello locale: cambi di versione, nuovi computer da installare, parametri di configurazione che non si trovano più per citare le più frequenti.

Concentrati solo sul tuo lavoro

In questo ci può venire incontro l’utilizzo di Applicazioni Web come Google Apps. Intendiamoci, anche Microsoft fornisce servizi similari nella sua ultima versione di Office che sono altrettanto validi. Il principio inspiratore dell’applicazione web è la centralità dell’installazione con un risparmio immediato in termini di manutenzione.

È proprio la posta e tutti i servizi ad essa collegati ad essere accessibile tramite la web e quindi il suo utilizzo è indipendente dal dispositivo (ci sono versioni per Android e Apple) e dal browser utilizzato (Chrome, Explorer, Firefox).

Nel caso poi di Google Apps parliamo di un’unica versione e di molte copie di dati, per cui basta configurazioni differenti. Basta installazioni sui Computer. Solo un browser e un nome utente e password. Come amministratore del dominio aziendale. posso definire anche comode liste di distribuzione, gli alias, le firme digitali, filtri anti-spam e molto, molto altro.

Lo spazio di archiviazione, nella versione Vault è ad oggi (Giugno 2015) di 30 Gigabyte per account e illimitata per Google Drive. Già: Google Drive è incluso. Uno spazio di archiviazione (come Drop Box o Sky Drive) dove posso condividere i documenti aziendali sincronizzando la mia cartella in locale con il web (e quindi faccio anche una copia di backup). Non solo: i documenti saranno accessibili anche su tutti i dispositivi mobili aziendali dove ho installato l’app di Google Drive.

Nella suite, oltre Gmail e Google Drive, c’è Google Calendar, comodo e intuitivo, ideale per condividere e impostare appuntamenti. Integrato con la posta, è ideale per impostare notifiche. Poi segnalo Google Hangouts, comodo per chat, chiamate, video chiamate e conference call.

Come migrare a Google Apps

Passare a Google Apps non è immediato, ma è semplice e soprattutto provato con successo da migliaia di Aziende. I passaggi fondamentali della migrazione dal tuo attuale sistema di posta a Google Apps fo Work sono i seguenti:

  • Attivazione del periodo di valutazione di 30 giorni
  • Creazione della lista degli Account aziendali
  • Migrazione della Posta e della Rubrica – ci sono dei tool appositi (questo è per Microsoft Outlook) che consentono di eseguire queste operazioni con semplicità.
  • Aggiornamento Record MX (questo punto deve essere svolto dal gestore dei Record DNS del vostro dominio)

Non mi addentro nello specifico dei singoli punti. Lo farò nei prossimi articoli. Come detto prima è un processo che richiede attenzione e pianificazione. La difficoltà principale? Decidere di farlo e vincere le resistenze di chi utilizza strumenti da anni, e vede difficile la possibilità di cambiare. Tieni presente che, in questi casi, è possibile continuare ad usare il proprio client di posta preferito senza la necessità di cambiare nulla a livello produttivo e organizzativo.

Quanto costa Google Apps?

Quanto costa la soluzione? Quattro euro al mese per ogni account. otto euro per la versione Vault. Scegli il tuo piano tariffario.

Tieni un occhio al futuro

Un motivo in più per migrare su soluzioni web o in cloud, come preferisci, è quello che ci viene fornito dalla normativa. I prossimi obblighi di legge (alcuni già attivi come la fatturazione elettronica verso le Pubbliche Amministrazioni) imporranno alle Imprese un cambio radicale nella gestione delle informazioni aziendali e la loro conservazione elettronica, incluso e-mail e PEC. Insomma, una scelta per il futuro, migliorando il presente.

Hai mai pensato di passare a Google Apps? Quali strumenti collaborativi usi nella tua Azienda? Quali sono le perplessità maggiori che ti impediscono di prendere questa decisione? Lasciami la tua opinione nei commenti.

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Diego Ricci

Innamorato di Internet, dal '97 mi occupo di servizi web per piccole e micro imprese. Ascolto e analizzo le esigenze dei Clienti e propongo soluzioni. Amo la buona compagnia, lo stare insieme e le cose semplici come una birra al pub.

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