Opinioni su Trello, Asana e Monday: quale software project management scegliere?

Quali sono i migliori tool per lavorare con il project management? Difficile dare una risposta unica e diretta a questa domanda perché gli strumenti in questione sono numerosi: ci sono decine (se non centinaia) di applicazioni e software che ti permettono di gestire il flusso delle attività.

Nello specifico, possiamo dire che un tool per il project management aiuta singoli professionisti e team a pianificare, organizzare, tracciare e completare un progetto in modo efficiente, rispettando tempi e budget. Tra i compiti di questo strumento – indispensabile sia per i grandi che per i piccoli progetti digitali – abbiamo la definizione delle attività delegandole a uno o più membri del team, definendo chiaramente chi fa cosa, la possibilità di definire delle scadenze e stabilire le priorità.

I progetti complessi vengono solitamente divisi in sotto-attività (subtasks) e tappe fondamentali. Un tool avanzato permette di definire lo stato di avanzamento dei lavori e individuare eventuali colli di bottiglia, integrando sezioni per i commenti all’interno dei singoli task, la condivisione di file e notifiche in tempo reale, riducendo il bisogno di riunioni o email di aggiornamento.

Tutto questo è realtà, soprattutto se prendiamo in considerazione tre grandi nomi: una selezione che ti aiuterà a decidere la soluzione giusta per il tuo lavoro di project manager freelance o in agenzia.

Trello, massima semplicità per iniziare

Famoso per il suo approccio Kanban, un sistema nato in Giappone (nelle fabbriche Toyota) per gestire i flussi di lavoro, Trello si presenta come un tool di project management immediato e intuitivo, perfetto per progetti semplici o piccoli team. Quattro sono gli elementi indispensabili per imparare a usare Trello: bacheche, liste, schede e i dettagli. Il punto di partenza è il primo elemento, ovvero le bacheche. Questo è il contenitore principale dedicato a un macro-argomento o a un intero progetto.

La bacheca racchiude tutto il flusso di lavoro di quel tema e, nello specifico, puoi realizzare le liste: colonne verticali che rappresentano le fasi del tuo lavoro o le categorie. Vale a dire, i task programmati ma non ancora iniziati, ciò su cui si sta lavorando esattamente adesso, le attività completate.

Ogni scheda rappresenta un’attività da svolgere e se clicchi appaiono una serie di elementi descrittivi come la checklist, le date e l’argomento. Perché è molto diffuso nel settore del project management? Trello presenta una curva di apprendimento zero: impari a usarlo in 5 minuti e per attività differenti, anche per gestire i flussi di un team aziendale o per gestire le attività di un piccolo freelance.

La semplicità non è banalità: hai uno strumento per automatizzare azioni ripetitive e puoi collegarlo ad altri strumenti che già usi (Google Drive, Slack, calendari esterni) per potenziarne le funzioni.

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Asana, perfetto per team esigenti

Questo tool, famoso come Trello se non di più, è ottimo per la gestione di flussi di lavoro complessi e per coordinare team di medie/grandi dimensioni, con diverse opzioni di visualizzazione.

La grande capacità di Asana è quella di gestire il lavoro strutturandolo senza sbavature. In pochi passaggi – semplici e immediati – riesci a definire tutti i punti essenziali di un’attività.

Ovvero, chi fa cosa ed entro quando. Permettendo ai project manager di mappare processi aziendali e di legare le attività quotidiane agli obiettivi strategici. Trello si presenta come una bacheca Kanban, Asana ragiona in modo differente e ti permette di visualizzare lo stesso progetto in modi diversi.

In primo luogo hai una vista basata su elenco: una checklist strutturata, divisa per sezioni per monitorare scadenze e responsabilità dei singoli operatori. Non sei soddisfatto/a di questa soluzione? Asana – ricordiamolo, il nome deriva dalle posizioni dello Yoga – ti mostra il progetto su un calendario lineare per individuare le dipendenze dei vari task. Perché questa è una delle opzioni più interessanti?

Semplice, puoi capire come slitterà tutto il progetto se c’è un ritardo nelle consegne. Ricorda che se ti piace il metodo Kanban, come quello adottato da Trello, puoi attivare questa vista con colonne e cartellini da trascinare. Quali sono le caratteristiche di questo tool per project management?

Asana ha una curva di apprendimento più ripida rispetto ad altri strumenti per fare project management. Se un team non viene formato sul suo utilizzo, c’è il rischio di ignorare le sue potenzialità o usarle male, o ancora di sovraccaricare la piattaforma di informazioni, rendendola dispersiva.

Monday, un tool complesso e completo

Chiudiamo la lista dei migliori tool di project manager con uno strumento di grande impatto. È l’esatto contrario di Trello: Monday punta tutto sulla completezza. È altamente personalizzabile, completo, focalizzato sulla gestione dei processi.

Funziona bene anche sull’automazione dei task ripetitivi. Molti lo definiscono un Work OS, un sistema operativo per il lavoro capace di gestire qualsiasi processo aziendale che va dal project management alla gestione dei clienti.

Chiaramente, la schermata iniziale è spartana rispetto ad altri tool: righe e colonne in stile Excel, ma ogni elemento verticale può essere personalizzato sul tipo di dato specifico che stai gestendo: testi, numeri, menu a tendina, barre di avanzamento, formule matematiche o persone del team. Quindi, è il software che si adatta.

Ma questa capacità si scontra con le esigenze di chi cerca uno strumento semplice, immediato e con una curva di apprendimento bassa. Su Monday, ogni elemento (riga) può avere decine di colonne associate, puoi creare regole di automazione usando il linguaggio naturale e creare delle bacheche di riepilogo arricchite con:

• Grafici a torta.
• Barre di avanzamento.
• Contatori finanziari.

Questa completezza della piattaforma Monday è fondamentale per grandi progetti e per i team più esigenti, ma senza la giusta formazione e le competenze adeguate rischia di diventare una trappola articolata.

Però se trovi la quadra tutto diventa fantastico, e con Monday puoi superare anche la visualizzazione per colonne e righe: i tuoi dati si presentano in stile Kanban, come un calendario o un diagramma di Gantt.

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Quale tool conviene scegliere?

Difficile rispondere in modo sintetico, tutto dipende da chi sei e cosa vuoi fare con questi strumenti. Scegli Trello se lavori da solo o con un piccolo team e hai bisogno di un posto dove buttare giù le idee e vedere lo stato dei lavori a colpo d’occhio (personalmente io utilizzo questo).

Gestisci progetti complessi dove un’attività non può iniziare se un’altra non è finita? Allora puoi trovare utile Asana, mentre Monday lo preferisci quando preferisci eliminare il lavoro manuale creando automazioni complesse e non hai paura di sporcarti le mani. Qui una sintesi su tabella che ti aiuterà a prendere una decisione.

Non dimentichiamo un ultimo dettaglio: i prezzi. Tutte le opzioni indicate hanno delle soluzioni free che ti consentono di testare e valutare le potenzialità. Ritengo che Trello offra il miglior rapporto in questo caso, mentre Asana e Monday hanno grandi limiti nella versione free.

Trello, inoltre, ha una struttura di prezzo lineare, non ti obbliga ad acquistare pacchetti di utenti e la versione gratuita basta per moltissimi scenari. Asana e Monday sono dei software premium pensati per le aziende, danno il meglio solo se acquisti le versioni a pagamento e hanno dei costi superiori rispetto a Trello. Che per me resta comunque la soluzione migliore per PMI e liberi professionisti.