Comunicazione efficace con il cliente: da dove iniziare?

Saper comunicare con i clienti è un’arte. Ma anche una necessità se decidi di entrare in gioco e mettere le tue competenze al servizio del prossimo. Non puoi e non devi essere solo bravo nel tuo lavoro, se vuoi emergere e avere qualche possibilità in più devi lavorare sulla comunicazione efficace.

In particolar modo sul comunicare con i clienti. Non parlo solo di raggiungerli nel momento in cui ancora non sono nel tuo gestionale, quando si muovono in quell’area in cui stai cercando di concludere la vendita. La logica dell’inbound marketing ci mostra che, una volta effettuata la conversione, inizia la fase di ottimizzazione del rapporto con chi ha scelto il tuo prodotto o servizio.

Qualcuno parla di customer retention, vale a dire capacità di ottenere nuove vendite dallo stesso cliente. Meglio, dal mio punto di vista, rimanere nel concetto che ci spinge a deliziare il prossimo.

Vale a dire coccolarlo e seguirlo in ogni modo possibile. Anche e soprattutto migliorando l’interazione. Saper comunicare con i clienti non è facile, ma è parte integrante di questo macro-processo che dovrebbe permetterti di trasformare il customer in ambassador. Vale a dire un utente pagante per un servizio in un evangelista del tuo brand. Per questo comunicare con i clienti è importante.

Come è possibile questa mutazione?

I fattori sono tanti. Per quanto concerne la comunicazione efficace con il cliente, parte integrante del percorso di vendita e fidelizzazione, c’è un punto essenziale da prendere in considerazione: c’è bisogno di uno schema chiaro da rispettare nel tempo. Giorno dopo giorno, con continuità.

Non devi comunicare bene oggi, e poi magari domani. Devi fondare il tuo piccolo impero su una comunicazione puntuale: Questo deve essere lo standard. Non basta fare bene una volta ogni tanto

Dalla prima all’ultima email che scambi con le persone devi sempre guardare negli occhi gli standard della comunicazione efficace con i clienti. Che, in base alla mia esperienza personale, si basano su punti semplici. Vogliamo affrontarli insieme? Eccoli, continua a leggere l’articolo che ho preparato.

Da leggere: come inviare un’email di lavoro efficace

Lavora sempre sul concetto di economia

Il primo punto per lavorare sulla comunicazione efficace con il cliente: evitare ogni interazione inutile. Attenzione, sottolineo il fatto che lo sfoltimento deve avvenire su ciò che non serve e non sui perni essenziali per avere un quadro chiaro della situazione. L’economia della comunicazione prevede, in primo luogo, un uso intelligente della posta elettronica. Che deve essere sempre:

• Breve ma non povera.
• Diretta alle persone giuste.
• Focalizzata sul tema.
• Non dispersiva.
• Corretta grammaticalmente.
• Formattata se necessario.
• Con periodi brevi e parole semplici.

Il concetto: limita al massimo lo sforzo cognitivo per interpretare la tua comunicazione. Le regole per scrivere una buona email sono sempre le stesse, ma per riassumere posso dire questo: togli quello che non serve, semplifica termini e struttura delle frasi, formatta il testo. Se l’email è più lunga di qualche paragrafo prendi in considerazione l’idea di usare il telefono per riunire il tuo pensiero.

Prendete la vita con leggerezza, che leggerezza non è superficialità, ma planare sulle cose dall’alto, non avere macigni sul cuore – Lezioni Americane

Mai dare per scontato qualcosa di importante

L’economia della comunicazione non deve essere confusa con la superficialità e l’abitudine di omettere dettagli utili per capire come si svolgerà il lavoro. Questo può avvenire per colpa o per dolo (situazione pessima in quest’ultimo caso) ma in ogni evenienza le possibilità ci sono.

E rischiano di mettere in pericolo la tua attività. Un esempio che mi interessa in prima persona: i costi della partita Iva con regime ordinario. Quando fatturo ad aziende o professionisti c’è la necessità di far pagare la ritenuta d’acconto al cliente. Sembra strano ma non sempre questo punto è chiaro

Quindi ti ritrovi a discutere sul perché versare quella somma allo Stato. Come si risolve? Comunicando in modo efficace i dettagli prima di iniziare a lavorare. Soprattutto se si parla di costi e tributi.

Rispetta i tempi della comunicazione

È plausibile aspettare qualche ora prima di ricevere una risposta via email, non è così scontato se si devono aspettare dei pareri. Ma a questo punto le regole sono semplici: se puoi rispondere subito lo fai, altrimenti avvisi che c’è bisogno di aspettare un po’ prima di avere la soluzione.

La regola è semplice: cerca di ridurre attese senza motivo. Rispettando le scadenze preventivate. Chiaro, può esservi sempre un imprevisto, ma se comunicato non ci sono problemi.

Quando necessario evita l’email

Sai cosa succede con l’invio di un’email? Sfrutti un sistema comunicativo che non tiene conto di una serie di elementi paralinguistici che aiutano a comprendere il senso della discussione. Detto in altre parole, il rischio di fraintendimenti è elevato quando si affrontano determinate questioni.

La soluzione è semplice: quando necessario comunica via telefono, usa Skype per chiarire i punti più importanti di una questione che, via email, potrebbe diventare difficile da gestire. E rotolare verso incomprensioni difficili da sanare. Meglio essere chiari e parla in faccia, senza intermediazioni.

Per organizzare la posta elettronica puoi prendere in considerazione Gmelius, app che si installa intorno alla gestione di Gmail e ti dà una serie di funzioni in più per migliorare la già ottima realtà di Mountain View.

Elimina dai flussi persone non interessate

Altro problema tipico: inserire nei flussi di comunicazione persone non interessate, che non hanno bisogno di leggere l’email o non devono partecipare alla Skype call. Il concetto di economia della comunicazione non riguarda solo il numero di parole o di messaggi. Evitare chi non è interessato (e quindi non soffre a causa dell’esclusione) è il primo passo per dare valore a ciò che scrivi o annunci.

Per approfondire: trovare nuovi clienti è il vero obiettivo?

Saper comunicare con i clienti: cosa significa?

Beh, semplice: comunicare in modo efficace con i propri clienti vuol dire semplificare dei passaggi indispensabili per portare a termine il lavoro. E per fare in modo che il cliente non sia una semplice voce nelle entrate ma un evangelista del tuo brand. Sto parlando si un processo che ti consente di portare a casa una serie di vantaggi positivi impossibili da ottenere in altro modo:

• Meno tempo perso per spiegare concetti.
• Più soddisfazione da parte del cliente.
• Efficienza nelle tempistiche e nelle consegne.

A volte per raggiungere questi obiettivi invidiabili non devi essere un genio dell’organizzazione interna. Devi solo esprimere con chiarezza le tue idee, i punti essenziali del tuo lavoro, le tappe delle consegne, i costi e i risultati. Niente di più, solo chiarezza e semplicità. Ti sembra poco? Qual è la tua opinione rispetto a questo tema? Lasciala nei commenti, miglioriamo insieme questa piccola guida.