Usa il blog per condividere le informazioni in azienda

Atc Service è un nostro partner di Pavia che offre soluzioni informatiche alle imprese. Ogni settimana partecipo, in qualità di consulente, alle riunioni di redazione per l’avanzamento del piano editoriale.

Con Laura, Ines e Michele c’è una bella sintonia e stiamo realizzando un articolo sui costi generati dalle informazioni aziendali non trovate. L’obiettivo del post è quello di sensibilizzare i titolari d’impresa all’adozione di software documentali e gestionali.

Leggendo le fonti che hanno ispirato l’articolo, ho pensato di scrivere anche io un post sull’utilizzo del blog per condividere le informazioni in azienda. Ora ti spiego i vantaggi.

L'importanza di condividere le informazioni in azienda

Photo credit: Link Hoang

Condividere le informazioni è alla base delle attività sui social network. Condividiamo quello che ci appassiona con le persone che sentiamo vicine. Questo sembra valere di meno nelle aziende.

Il patrimonio di dati e notizie rimane nascosto nelle scrivanie e nelle menti dei colleghi, e di rado viene condiviso. Perché succede questo? Credo sia un problema di mentalità e di metodo. Non si condivide con piacere il proprio sapere, forse è una forma di difesa del proprio lavoro.

Il blog può essere un’opportunità per cambiare il modo di lavorare insieme. La sua realizzazione comporta la creazione di nuovi modelli di comunicazione all’interno dell’azienda dove l’informazione, il contenuto, hanno un ruolo fondamentale.

Il ciclo di vita delle informazioni

Come nasce un’informazione in azienda? Quante informazioni o notizie sono condivise dalle persone che ci lavorano?  Quando parlo di informazioni mi riferisco anche a notizie che riguardano le attività delle persone all’interno dell’impresa.

Il ciclo di vita delle informazioni

Un’informazione nasce quando scrivo un documento in Word oppure pubblico una pagina del sito web. Prende vita anche nel momento in cui registro un file audio o produco un video. Solo quando l’informazione è scritta o registrata può iniziare il suo percorso con efficacia.

Le fasi di distribuzione, gestione e recupero delle informazioni sono funzionali all’ultima, la più importante: l’applicazione. Senza quest’ultima non si generano i benefici per la quale è stata creata.

Il blog aziendale si inserisce nel ciclo di vita delle informazioni, dà il suo contributo in ogni fase e, infine, chiude il cerchio. La sua creazione genera vantaggi anche all’interno dell’impresa. Eccone quattro che vorrei sottoporre alla tua attenzione.

Creo conoscenza

Quanto vale trovare l’informazione giusta nel momento giusto? Può fare la differenza. Succede spesso che chi gestisce un intervento di assistenza tecnica non prenda appunti sulla soluzione adottata. Se l’informazione non esiste, non può essere condivisa.

La creazione di una base di conoscenza (knowledge base) è un patrimonio per l’impresa. Il blog è un modo per creare queste informazioni e la preparazione dei post è il momento giusto per portare “a galla” le informazioni.

TIP – L’elaborazione del piano editoriale è il momento giusto per definire le informazioni da condividere. Un articolo può essere scritto “a più mani” e ha bisogno del contributo di più reparti.

Distribuisco saggezza

L’ho provato sulla mia pelle. Nelle riunioni di redazione per la creazione di nuovi articoli, si creano momenti di confronto tra le varie anime dell’azienda. I commerciali navigati e i tecnici con i capelli bianchi dirigono nella giusta direzione la forza propulsiva dei più giovani.

Questo scambio di punti di vista, finalizzato alla scrittura di un post che risponde all’esigenza dei clienti, crea una consapevolezza condivisa. La saggezza dei più esperti contribuisce a dare all’articolo quel qualcosa in più che lo renderà unico, speciale.

TIP – Fai partecipare a turno tutti i tuoi collaboratori alle riunioni di redazione. Assicurati la presenza dei giovani e delle persone più esperte. Le riunioni sono un momento formativo per gli stagisti e gli apprendisti.

Condivido esperienza

Leggo un post di un mio collega e scopro come ha risolto un’esigenza del cliente. Non ero a conoscenza di quella soluzione. Quando porto alla luce la mia esperienza o quella di un mio collega in un articolo che sarà letto da potenziali clienti, promuovo la mia attività.

Ma nello stesso tempo condivido quell’esperienza all’interno della mia azienda. Creo un clima di collaborazione che rende consapevoli della propria forza. Le capacità di ogni singola persona si sommano e contribuiscono a dare un’immagine più forte dell’impresa.

TIP – Crea una mailing list interna e condividi l’anteprima degli articoli con tutti i tuoi collaboratori, prima di pubblicarlo. Chiedi loro di darti indicazioni. Devono essere loro i primi lettori del blog. 

Miglioro l’assistenza clienti

Il blog crea appartenenza, come una tribù. E le informazioni in una tribù sono vitali per mantenere l’unità e l’identità. L’appartenenza e la consapevolezza aiutano a lavorare meglio. Anche il servizio clienti può beneficiare della condivisione delle informazioni.

Come fare? Creo sezioni dove è racchiusa la conoscenza, l’esperienza e la saggezza della mia impresa. Ecco alcuni esempi:

  • Guide e tutorial
  • Domande frequenti
  • Casi di studio
  • Interviste
TIP – Chiedi alle persone preposte al servizio clienti di scrivere un elenco delle domande più frequenti poste dai clienti. Verifica con loro la possibilità di creare delle guide che rispondano ai quesiti più ostici e che richiedono tempo per essere spiegati. Puoi utilizzare i video tutorial per le procedure più complesse.

Riduco i costi

Lo studio di IDC “The High Cost of Not Finding Information“, che ha ispirato il titolo di questo post, individua quattro effetti derivanti dal mancato reperimento delle informazioni nelle imprese. Con il blog risparmio sui costi derivanti:

  • dalle decisioni sbagliate, basate su informazioni mancanti o errate.
  • dalla duplicazione degli sforzi, si producono informazioni che, in realtà, esistono già.
  • dalle mancate vendite, i clienti non trovano interessante ciò che esponiamo sul sito e non forniamo loro le informazioni desiderate.
  • dalla perdita di produttività, quando non trovo le informazioni che mi servono, spreco tempo e risorse per reperirle. genero frustrazione che si ribalta sulla gestione dei clienti e nel rapporto tra colleghi.

Come ho scritto all’inizio, la redazione di Atc Service scriverà nelle prossime settimane un post di approfondimento su questo paragrafo, analizzando i costi generati dalle informazioni aziendali non trovate. Lo condividerò inserendo in questo articolo i riferimenti al loro lavoro.

Per approfondire

Condividere le informazioni in azienda. Le conclusioni

Condividere le informazioni in azienda è un obiettivo difficile da realizzare. Creare un blog può aiutarti a non disperdere il patrimonio di conoscenza della tua impresa. I benefici della condivisione delle informazioni non riguardano solo la promozione dell’attività.

Creare un luogo che condensa l’esperienza che si respira negli uffici riduce gli sprechi di tempo, migliora la produttività e la comunicazione tra colleghi.  Cambia il modo di lavorare insieme. Ma ora tocca a te. Mi interessa la tua opinione.

Hai mai pensato di condividere la passione per il tuo lavoro e l’esperienza che hai accumulato in questi anni di lavoro? Quanto tempo impieghi a ricercare le informazioni?

Lasciami la tua opinione nei commenti.

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Diego Ricci

Innamorato di Internet, dal '97 mi occupo di servizi web per piccole e micro imprese. Ascolto e analizzo le esigenze dei Clienti e propongo soluzioni. Amo la buona compagnia, lo stare insieme e le cose semplici come una birra al pub.

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